Atualmente, uma base de conhecimento sólida ajuda a fornecer um melhor suporte aos clientes, lidar com menos ingressos e permitir que os clientes lidem com os problemas por conta própria. Escolhendo um apropriado e melhor Software base de conhecimento pode tornar o trabalho em sua empresa mais eficaz e aprimorar a experiência do cliente. Com todas as opções, nem sempre está claro qual ferramenta melhor se adequará aos seus negócios.
Esta é uma lista dos principais pontos a serem considerados ao selecionar o software da Base de Conhecimento para sua equipe.
1. Defina o objetivo do seu site
Seu primeiro passo deve ser determinar o principal motivo da sua base de conhecimento. A base de conhecimento atenderá a seus clientes e pessoal interno ou apenas um desses grupos? Por exemplo:
- Para clientes: ele foi projetado para ajudar os clientes a obter ajuda imediata e procurar respostas rápidas.
- Para uso interno: é útil para integração de funcionários, processos de trabalho e aprendizado.
- Uma solução híbrida oferece controle de público e maneiras de dividir o conteúdo entre os usuários.
Se você conhece o caso de uso comercial, pode se concentrar na seleção das ferramentas certas.
2. Preste atenção ao quão simples é o software para usar
É importante que a base de conhecimento seja direta para quem o usa porque ajuda a todos. Verifique se o editor possui um layout claro, torna óbvio o que os recursos fazem e suporta a adição de várias mídias. O software deve oferecer uma maneira fácil de usar para procurar respostas diretamente no front-end.
3. Faça a personalização e a marca uma prioridade
O que seu público sabe sobre sua marca geralmente é resultado de sua base de conhecimento. Decida sobre o software que ajuda a personalizar elementos temáticos, fazer upload do seu logotipo, use as cores e os formatos da sua marca. Uma base de conhecimento da marca ajuda a manter os usuários confiantes ao usá -lo.
4. Verifique se a plataforma pode integrar com segurança
O software da base de conhecimento mais eficaz se encaixa bem no seu ambiente técnico existente. Encontre sistemas conectados a:
- Ferramentas de suporte ao cliente, como Zendesk, Freshdesk e Intercom.
- Software de gerenciamento de projetos como Jira, Trello, Hubspot e Salesforce.
Com as integrações, as equipes podem evitar a mesma tarefa várias vezes.
5. Procure controles e permissões de acesso
Se você estiver fornecendo ajuda por meio de um portal para funcionários e clientes, o software deve ter controles de acesso avançados. A prevenção de acesso não autorizado a conteúdo sensível pode ser alcançado com o uso de permissões relacionadas a função, grupos de usuários e configurações para tópicos públicos ou privados.
6. Veja as análises e relatórios
Estudar a maneira como os usuários interagem com sua base de conhecimento permite melhorar o que ela oferece. Selecione uma opção que forneça análises em termos de pesquisa, a maioria dos artigos visualizados e tentativas de pesquisa sem sucesso falham. O uso desses insights ajuda a ajustar a documentação e aprimorar como as pessoas usam o site.
7. Considere escalabilidade e acessibilidade
O crescimento do seu negócio significa que você precisa continuar melhorando sua base de conhecimento. Selecione o software criado para gerenciar mais dados, mais usuários e novos membros da equipe, conforme necessário. Certifique-se de comparar como cada empresa cobra-alguns usam um sistema por usuário, alguns fornecem preços planos e outros são baseados em determinados recursos.
Pensamentos finais
Obter o software base adequado e melhor de conhecimento é uma etapa inteligente que pode aumentar a produtividade da sua equipe, tornar seus clientes mais felizes e organizar processos de suporte. Concentrar -se na usabilidade, personalização, conexão com outros programas e escalabilidade permite obter uma ferramenta que ajude seus negócios e usuários a atingir seus objetivos.
