Em alguns dos maiores casamentos que Priya Maganti planejou na Índia, havia 50.000 convidados, dar ou levar algumas centenas.
“Para ser sincero, você não pode contar depois de um certo ponto”, disse Maganti, que dirige Evento e design RVR em Hyderabad, Índia. “Tudo dobra ou triplica: sua comida para catering, seus assentos, seus presentes, sua equipe de planejamento, as alergias e requisitos.”
Ter tantos convidados de casamento não é exatamente normal na Índia, mas grandes casamentos de mais de 500 são mais comuns lá do que em muitos outros países.
“Os casamentos são um modo de vida na Índia”, disse Parthip Thyagarajan, o fundador de Weddingsutraum site de planejamento. “Um casamento não é apenas sobre a noiva e o noivo na Índia. Trata -se de duas famílias falando sobre seus valores, sua visão e comunicação ao mundo quem são”. Para alguns casamentos de luxo, “existem até 300 agências, casas de produção e planejadores envolvidos”, acrescentou.
Um casamento indiano médio terá cerca de 310 convidados e custa US $ 10.000 a US $ 30.000, de acordo com Wright Researchuma empresa de consultoria de investimentos com sede em Mumbai, Índia. Em comparação, um casamento nos EUA normalmente inclui cerca de 116 convidados e custa US $ 33.000, De acordo com o nóum site de planejamento de casamento.
Outros países também são conhecidos por se tornar grandes. Em Nigéria, casamentos geralmente atendem a pelo menos 350 convidados e até 1.000, de acordo com para planejadorescustando de US $ 9.000 a US $ 14.000, de acordo com Business Insider Africa. E na Coréia do Sul, o tamanho médio do casamento é 279, de acordo com Estadistaum serviço de coleta de dados e custa cerca de US $ 36.000, a partir de 2022, de acordo com uma agência local de matchmaking, dupla, citada No Coreia Times.
Com tanto volume, os planejadores de eventos terão que colocar suas habilidades organizacionais, sociais e de gerenciamento de tempo à prova. Alguns desafios que eles enfrentam são universais, mas outros são específicos para eventos em larga escala.
Por um lado, quanto mais convites emitidos, maiores serão as chances de um RSVP não será homenageado. Os planejadores estimam que 15 a 20 % das pessoas convidadas não o farão, de acordo com Devanshi Patel, o fundador e proprietário de Eventos Shreem em Mumbai.
Mas às vezes, esse cálculo está desligado. “Em 2023, tivemos um casamento de 1.500 e 2.500 apareceram”, disse Khurram Khan, que co-fundou Parinaya Sutra com Dheera Likhi. “O outro lado é que você planeja mais pessoas, talvez 1.000, e então 600 ou 700 chegam. Então, você tem muitos assentos e grandes espaços que não estão ocupados.”
Os planejadores para celebrações maiores da média também precisam gerenciar equipes para combinar. Recentemente, Patel teve uma equipe de cerca de 150 pessoas trabalhando em um casamento mais adiante em Jaipur, capital do estado indiano do Rajastão.
“Nós fretamos dois aviões – o anfitrião cuidou dos ingressos de todos – e os planejadores se tornaram como atendentes do aeroporto para os convidados”, disse ela. ““Personalizamos a comida no avião e conseguimos um DJ para curar a lista de trilhas que demos à companhia aérea para colocar no sistema PA. Na chegada, tivemos uma recepção inteira para eles com cavalos, camelos, dançarinos de Rajasthan. ”
Em um casamento enorme, o entretenimento deve ser de primeira qualidade e acelerar para manter as multidões envolvidas. Preston Baileyque trabalhou no extravagante do ano passado Casamento Ambani-Merchantdisse que grandes casamentos se tornaram como shows da Broadway.
“Nosso objetivo é que, a cada 15 minutos, haja uma surpresa maravilhosa”, disse Bailey.
Os planejadores que viram tudo – e mais alguns – oferecem outros conselhos universais.
Vet os fornecedores
Ao escolher com quem trabalhar, não tenha medo de fazer todas as suas perguntas.
“Qual é o plano de backup?” Likhi disse. “Em que escala eles trabalharam? Qual é o casamento máximo do orçamento que eles lidaram?”
Bailey disse que estar ciente dos sinais tácitos é importante.
“Assim que recebo uma investigação, tento devolvê -la o mais rápido possível”, disse Bailey. “Estou acessível – essa é a primeira mensagem inconsciente que eles recebem, o que eu acho extremamente importante.”
Formar um layout inteligente
Uma planta baixa bem estruturada pode fazer toda a diferença, seja você tem 100 convidados ou 10.000.
Deve haver zonas diferentes para comer, dançar e relaxar, disse Likhi. Crie espaço entre os pontos de coleta e incentive o movimento.
“A rede elétrica está em um só lugar, as sobremesas estão em um lugar diferente”, disse ela.
Nenhuma das áreas de reunião deve estar perto da entrada e saída, fornecendo espaço para a equipe de suporte manobrar, acrescentou.
Fique organizado
Vários anos atrás, Noureen Morani e Karan Soorma, fundadores de Morani e SoormaOrganizou casamentos de destino consecutivos nos Emirados Árabes Unidos para dois primos, com a contagem de convidados flutuando entre 600 e 1.000 durante a semana.
“O hotel tinha cerca de 1,5 quilômetros de comprimento”, disse Soorma. “A equipe estava correndo em toda a propriedade”.
Os dois mantiveram listas de verificação e horários detalhados para lidar com os eventos e os 20 atos musicais diferentes. O Sr. Soorma também recomendou a definição de cronogramas para as principais tarefas e o estabelecimento de cronogramas de pagamento acordados.
“Pague à sua equipe o máximo que puder com antecedência, para que eles estejam motivados a entregar e, no dia do casamento, você não está preocupado”, disse ele.
Tem um plano de backup
Durante um evento ao ar livre em um casamento de 600 pessoas no Sri Lanka, Patel descobriu que a chuva era iminente. Felizmente, ela já tinha um hangar montado, então ela e sua equipe começaram a pastorear dentro de cerca de 200 convidados dançando em uma procissão.
“Assim que eles entraram, houve uma chuva”, disse Patel. “Se um fornecedor estragar tudo, você pode obter um segundo fornecedor, mas com a natureza, é realmente arriscado, e você sempre precisa ter um plano B.”
Permaneça flexível e priorize a comunicação
Em um casamento de 600 pessoas em Jaipur, a chuva forçou a Sra. Morani e o Sr. Soorma a mover uma configuração inteira ao ar livre para um salão de baile.
“Demorou a noite toda para prepará -lo e mudamos em seis horas”, disse Morani. “O gramado se tornou uma piscina.”
Depois de empurrar a cerimônia de volta por meia hora, eles informaram todos os convidados da mudança de programação.
“Mantenha a comunicação fluindo”, disse Soorma. “Ajude as pessoas a entender o que deu errado e a administrar suas expectativas. Depois que as pessoas sabem o que esperar quando entram no local, elas são acomodadas”.
Fake It até você fazer isso
Quando tudo mais falhar, aja legal.
“O pânico é muito contagioso”, disse Bailey. “Meu conselho é: Faça o que fizer, mantenha a calma – pelo menos do lado de fora.”
